ＲＦＩ（情報提供依頼書）とは？ＲＦＰやＲＦＰ（提案依頼書）への提案手法はこれだ！

顧客からＲＦＩ（情報提供依頼書）やＲＦＰ（提案依頼書）が出てくる案件があります。「依頼書に沿って提案してほしい」と顧客主導で進んでいく案件です。ではＲＦＩ案件やＲＦＰ案件にはどのような提案手法で進めていくのがベストなのでしょうか？ベンダー主導ではない、顧客主導の提案案件について解説していきます。

1 なぜＲＦＩ・ＲＦＰが顧客から出てくるの？
2 ＲＦＩ（情報提供依頼書）への提案手法
3 ＲＦＰ（提案依頼書）への提案手法
4 ＲＦＰ案件　提案の進め方

なぜＲＦＩ・ＲＦＰが顧客から出てくるの？

ＲＦＩ（情報提供依頼書）やＲＦＰ（提案依頼書）が出てくる案件は、後手になっている’後手営業・マーケティング’と言えます。しかし、ＲＦＩやＲＦＰを顧客側が出し、進めていく案件は顧客側の権利であり、顧客が定めた提案のルールと言えます。買う側の顧客として良い製品・サービスを安く買いたいのは当然ですし、そのための提案依頼なのです。

しかしＲＦＩやＲＦＰを作成することは相当な労力が必要です。顧客だけでしっかりしたＲＦＩやＲＦＰを作ることは困難であり、コンサルティング会社に依頼すると費用もそれなりにかかります。しかしなぜＲＦＩやＲＦＰを出てくる案件があるのでしょうか？　

その理由は提案の範囲が広いためＲＦＩでたくさんの会社から情報収集をし、ＲＦＰで要件を正確に伝え、要求する仕様をＲＦＰで守りたいからです。例えば、建設業界の施主が自分の持っている土地にビルやマンションを建てたいとします。ホームページを見て「こんな感じの建物を提案して欲しい」と提案依頼をすると、正式決定後に「あれも足らない、これも違う」となるのがオチです。そこでまず設計事務所を探して設計者を決め、建てたいビル・マンションの図面を書いてもらいます。そして施工者（ゼネコンなど）に図面や技術情報書をベースに、提案依頼をしてコンペをさせて決めていくのです。ビル・マンションの要件範囲が広いため図面ベースに要求仕様を固め、顧客主導でＲＦＰを出して良い建物を建てるやり方と言えます。

ＩＴ業界だと企業の基幹業務システムやＥＲＰ（エンタープライズリソースプランニング＝統合された基幹システム）の範囲は広いです。販売業務や購買業務だけでなく生産管理業務や人事・給与・会計・債権債務業務があります。各業務システムを動かすネットワーク基盤も必要になります。要件や要求仕様は細かくなるのでＲＦＰには新システム（新基幹システムとネットワーク基盤）の構築要件の概要、技術要件、システム開発要件、システム運用要件等の要求仕様を示した内容が記載されます。

そこで現状の課題（ＡｓＩｓ）やあるべき姿（ＴｏＢｅ）を示し、導入スケジュールと提案・プレゼンの依頼内容などをＲＦＰに記載します。このように提案の範囲が広いため提案依頼内容を定義し、正式決定後のトラブルを減らすためにＲＦＰに守ってもらうのです。このような提案範囲が広いジャンルの製品・サービスは必ずあります。顧客主導の業者やベンダー選定のやり方なので、ＲＦＰのルールやお作法に沿って提案を進めていくしかないのです。ではＲＦＩやＲＦＰに対して、どのように提案を進めていけばいいのでしょうか。

図の流れでＩＴ業界向けのＲＦＩやＲＦＰに対しする対応方法を説明していきます。検討範囲が大きいためコンサルティング会社が入っていて、ＲＦＩ・ＲＦＰ作成支援をしているケースが多いです。図のように進め方もキッチリ決まっているので、この流れで提案していくことになります。まずＲＦＩが各ベンダーに出されることからスタートです。

ＲＦＩ（情報提供依頼書）への提案手法

ＲＦＩとは提案に対して様々な情報を提供してほしいという依頼書です。内容には会社情報、製品・技術情報、業務に関する情報などがあります。例えばＩＴ業界だと製品・サービスの機能一覧表や業種･業態事例や標準フロー例、競合比較資料、インフラ・セキュリティの技術資料等が求められます。様々なベンダーの企業情報や製品・サービスの情報を集めるので、比較検討をしてＲＦＰを出す候補先の選定作業も含まれていると言えます。「情報提供依頼だけど、ちゃんと情報を提供してくれないと、ＲＦＰを出す候補先にしないよ」という背景もあるのです。注意しましょう。

また選定以前に、製品・サービスから業種や業務ノウハウを集めて、ＲＦＰ作成のネタにしていくケースもあります。つまりＲＦＩで各ベンダーの製品・サービス情報を集め参考にして、数ケ月後にＲＦＰが出てくるようなパターンは多いと言えます。

ＲＦＩに対する提案手法は「とにかくできる限り資料をたくさん送ること」、これに尽きます。要求された資料はすべて揃えて提出することはもちろんですが、「これだけノウハウがあるソフトウェアやクラウドサービスです！」と主張できるぐらい資料を提出しましょう。ＲＦＩへの提案手法は顧客を圧倒するぐらいの量でアピールすることが基本です。

そしてＲＦＩの要求内容に対し、少し気を利かせてみましょう。例えば「このような業務を標準機能で実現可能か？」と詳しく記載されていた場合、自社製品・サービスが標準機能で実現できる資料を提出しながらも、「その他にもその業務に関するこんな資料もあります！こんなことも知っています！」と、プラスアルファの情報を提供するのです。

ＲＦＩのやり取りでは、数多くの実績からノウハウが詰まっているという製品・サービスの資料を、アピールすることを心がけてみましょう。ＲＦＩの提案手法は資料を出す作業が中心になるので、定型化された提案資料がたくさんあるベンダーはさほど労力はかからないと思います。過去に提案した資料を定型化しておくような’ナレッジ活動’を心掛けましょう。

ＲＦＰ（提案依頼書）への提案手法

ＲＦＰとは企業が最適なベンダーを選ぶための提案依頼書です。導入を失敗しないための提案依頼書とも言えます。検討範囲が広い業種・業態でＲＦＰは採用されます。自社でＲＦＰを作成しようとすると、様々なホームページでＲＦＰの書き方は情報発信しているので参考にはできます。

しかし、目次やアジェンダ程度の情報がほとんどで、これでは顧客が自分自身でＲＦＰを作成することは難しいでしょう。それでも自社でＲＦＰを作成し提案依頼をかけると、ベンダー側が困惑する「なんちゃってＲＦＰ」が誕生してしまいます。「こんな新システムが欲しい」「現状システムの仕様を踏襲してほしい」などが記載されているケースで、これではＲＦＰで要件を伝え、自社の基幹システムを守ることはできません。要件定義や設計・開発が始まったら、仕様漏れでトラブルが多発するのケースが多いでしょう。

失敗しないベンダーを選びたいならば、顧客はお金をかけてＲＦＰ作成をコンサル会社に依頼した方がいいでしょう。ＲＦＰの具体的な作成は専門のコンサルティング会社がたくさんあるので相談してみてください。専門家が作るＲＦＰにはＡｓＩｓ（現状の改善すべき姿）やＴｏＢｅ（あるべき姿）、求める要件や細かな要求仕様、提案のルール（質問記入表）などが細かく記載されていて、安心してベンダー選定をしていけます。つまり、コンサルティング会社が作成したＲＦＰは、目的先行の選定になると言えます。逆に顧客・ユーザーが作成したＲＦＰは、手段先行になるため、要件もハッキリせず、発注後のトラブルが多くなるわけです。

ＲＦＰ案件　提案の進め方

ＲＦＰ案件は、顧客主導の提案ルールに沿って、提案していくことがベンダー側の役割です。「ＲＦＰをいただいたのでデモや打ち合わせをまずお願いします。その後、提案をさせていただきます」とベンダー主導では進められません。そんな進め方をお願いしたベンダーは即脱落、失注になります。ＲＦＰ事前説明会の顧客面談だけとなり、その後は「プレゼンまでのベンダーとの個別打ち合わせは原則禁止」とＲＦＰには書いているケースが多いでしょう。

提案をするための情報はすべてＲＦＰに記載されているので、提案ベンダーはＲＦＰを読み込むしかないです。提案をするための情報はＲＦＰに記載されているとは言うものの、文章と図解だけでは読み取れないこともあります。その場合は質問をするための打ち合わせをお願いしたいところですが、これもＮＧというケースが多いです。

理由は１０社に提案依頼をして、１０社からの質問を面談で答えていたら効率が悪いからです。そこで質問があれば質問記入表に記載して、顧客側がメールやＥｘｃｅｌ（エクセル）による回答か、またはコミュニケーションツール等で回答するケースが多いでしょう。回答はすべてのベンダーに公開されるので、同じような質問に何度も答えなくて済むので、効率的なのです。

ＲＦＰ案件は顧客主導なので、複数ベンダーを競争させ、良い提案で良い製品・サービスを安く導入するための効率的な提案依頼手法と言えます。顧客はそれを一番狙っているのです。ではＲＦＰに対してどのように提案書提出までの作業をしていくべきか、質問記入表にどのように対応をしていくか、どんな提案書を作成していけばいいかを次の記事でご説明していきます。提案書が提出されるまでは顧客とは会えないが、１回か２回訪問するための方法があるのです。どんな提案手法なのでしょう？詳しくはこちらの記事をご覧ください。
ＲＦＰの作成と提案方法とは？　質問記入票の書き方がポイント