第5章 営業・マーケティングのやり方(提案・クロージング編)

RFI(情報提供依頼書)やRFP(提案依頼書)への提案手法とは?

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顧客からRFI(情報提供依頼書)やRFP(提案依頼書)が出てくる案件がある。「依頼書に沿って提案してほしい」と顧客主導で進んでいく案件だ。ではRFI案件やRFP案件にはどのような提案手法で進めていくのがベストなのだろう?ベンダー主導ではない、顧客主導の提案案件について解説していきたい。

なぜRFI・RFPが顧客から出てくるのか?

 RFI(情報提供依頼書)やRFP(提案依頼書)が出てくる案件は後手になっている後手営業・マーケティングだと前ブログで説明した。しかし、RFIやRFPを顧客側が出して進めていく案件は顧客側の権利であり、顧客が定めた提案のルールと言える。買う側の顧客として良い製品・サービスを安く買いたいのは当然でありそのための提案依頼である。

 しかしRFIやRFPを作成することは相当な労力が必要だ。顧客だけでしっかりしたRFIやRFPを作ることは困難であり、コンサルティング会社に依頼すると費用もそれなりにかかる。しかしなぜRFIやRFPを出てくる案件があるのだろうか? 

 その理由は提案の範囲が広いためRFIでたくさんの会社から情報収集をし、RFPで要件を正確に伝え、要求する仕様をRFPで守りたいからだ。例えば建設業界の施主が自分の持っている土地にビルやマンションを建てたいとする。製品ページを見て「こんな感じの建物を提案して欲しい」と提案依頼をすると、正式決定後に、あれも足らない、これも違うとなるのがオチだ。そこでまず設計事務所を探して設計者を決め、建てたいビル・マンションの図面を書いてもらう。そして施工者(ゼネコンなど)に図面や技術情報書をベースに提案依頼をしてコンペをさせて決めていくのだ。ビル・マンションの要件範囲が広いため図面ベースに要求仕様を固め、顧客主導でRFPを出して良い建物を建てるやり方だ。

 IT業界だと企業の基幹業務システムやERP(エンタープライズリソースプランニング=統合された基幹システム)の範囲は広い。販売業務や購買業務だけでなく生産管理業務や人事・給与・会計・債権債務業務がある。各業務システムを動かすネットワーク基盤も必要になる。要件や要求仕様は細かくなるのでRFPには新システム(新基幹システムとネットワーク基盤)の構築要件の概要、技術要件、システム開発要件、システム運用要件等の要求仕様を示した内容が記載される。

 現状の課題(AsIs)やあるべき姿(ToBe)を示し、導入スケジュールと提案・プレゼンの依頼内容などをRFPに記載する。このように提案の範囲が広いため提案依頼内容を定義し、正式決定後のトラブルを減らすためにRFPに守ってもらうのだ。このような提案範囲が広いジャンルの製品・サービスは必ずある。そして顧客主導の業者やベンダー選定のやり方なので、RFPのルールやお作法に沿って提案を進めていくししかないのだ。ではRFIやRFPに対して、どのように提案を進めていけばいいのだろう。

 図の流れでIT業界向けのRFIやRFPに対しする対応方法を説明していきたい。検討範囲が大きいためコンサルティング会社が入っていてRFI・RFP作成支援をしているケースが多い。図のように進め方もキッチリ決まっているので、この流れで提案していくことになる。まずRFIが各ベンダーに出されることから始まっていく。

RFI(情報提供依頼書)への提案手法とは?

 RFIとは提案に対して様々な情報を提供してほしいという依頼書だ。会社情報、製品・技術情報、業務に関する情報などがある。例えばIT業界だと製品・サービスの機能一覧表や業種・業態事例や標準フロー例、競合比較資料、インフラ・セキュリティの技術資料等が求められる。様々なベンダーの企業情報や製品・サービスの情報を集めるので、比較検討をしてRFPを出す候補先の選定作業も含まれていると言える。

 また選定以前に、製品・サービスから業種や業務ノウハウを集めて、RFP作成のネタにしていくケースもある。つまりRFIで各ベンダーの製品・サービス情報を集めて、数ケ月後にRFPが出てくるようなパターンは多い。

 RFIに対する提案手法は「とにかくできる限り資料をたくさん送ること」、これに尽きる。要求された資料はすべて揃えて提出することはもちろんだが、「これだけノウハウがあるソフトウェアやクラウドサービスです!」と主張できるぐらい資料を提出しよう。RFIへの提案手法は顧客を圧倒するぐらいの量でアピールすることがまず基本だ。

 そしてRFIの要求内容に少し気を利かせてみよう。例えば「このような業務を標準機能で実現可能か?」と詳しく記載されていた場合、自社製品・サービスが標準機能で実現できる資料を提出しながらも、その他にもその業務に関するこんな資料もあります!こんなことも知っています!と、プラスアルファの情報を提供するのだ。RFIのやり取りで自社製品・サービスには、多くの実績からノウハウが詰まっている資料を、アピールすることを心がけてみよう。RFIの提案手法は資料を出す作業が中心になるので、定型化された提案資料がたくさんあるベンダーはさほど労力はかからないと思う。過去に提案した資料を定型化しておく、ナレッジ活動を心掛けよう。

RFP(提案依頼書)への提案手法とは?

 RFPとは企業が最適なベンダーを選ぶための提案依頼書である。導入を失敗しないための提案依頼書とも言える。検討範囲が広い業種・業態でRFPは採用される。自社でRFPを作成しようとすると、様々なホームページでRFPの書き方は情報発信しているので参考にはできる。しかし、目次やアジェンダ程度の情報がほとんどで、これでは顧客が自分自身でRFPを作成することは難しいだろう。それでも自社でRFPを作成し提案依頼をかけると、ベンダー側が困惑する「なんちゃってRFP」が誕生してしまう。「こんな新システムが欲しい」「現状システムの仕様を踏襲してほしい」などが記載されているケースで、これではRFPで要件を伝え、自社の基幹システムを守ることはできない。要件定義や設計・開発が始まったら、仕様漏れでトラブルが多発するのがオチだ。

 失敗しないベンダーを選びたいならば、顧客はお金をかけてRFP作成をコンサル会社に依頼した方がよい。RFPの具体的の作成は専門のコンサルティング会社がたくさんあるので相談してほしい。専門家が作るRFPにはAsIs(現状の改善すべき姿)やToBe(あるべき姿)、求める要件や細かな要求仕様、提案のルール(質問記入表)などが細かく記載されていて、平等に安心してベンダー選定をしていける。つまり、コンサルティング会社が作成したRFPは、 目的先行の選定になると言える。逆に顧客・ユーザーが作成したRFPは、手段先行になるため、要件もハッキリせず、発注後のトラブルが多くなるわけだ。

RFP案件 提案の進め方

 RFP案件は、顧客主導の提案ルールに沿って、提案していくことがベンダー側の役割だ。「RFPをいただいたのでデモや打ち合わせをまずお願いします。その後、提案をさせていただきます」とベンダー主導では進められない。そんな進め方をお願いしたベンダーは即脱落、失注だ。RFP事前説明会の顧客面談だけとなり、その後は「プレゼンまでのベンダーとの個別打ち合わせは原則禁止」とRFPには書いているケースが多い。

 提案をするための情報はすべてRFPに記載されているので、提案ベンダーはRFPを読み込むしかない。提案をするための情報はRFPに記載されているとは言うものの、文章と図解だけでは読み取れないこともある。その場合は質問をするための打ち合わせをお願いしたいところだが、これもNGが多い。理由は10社に提案依頼をして、10社からの質問を面談で答えていたら効率が悪いからだ。そこで質問があれば質問記入表に記載して、顧客側がメールやExcel(エクセル)、またはコミュニケーションツール等で回答する。回答はすべてのベンダーに公開されるので、同じような質問に何度も答えなくて済むのである。

 RFP案件は顧客主導なので、複数ベンダーを競争させ、良い提案で良い製品・サービスを安く導入するための効率的な提案依頼手法と言える。顧客はそれを一番狙っているのだ。ではRFPに対してどのように提案書提出までの作業をしていくべきか、質問記入表にどのように対応をしていくか、どんな提案書を作成していけばいいかを次のブログで説明していきたい。提案書が提出されるまでは顧客とは会えないが、1回か2回訪問するための方法があるのだ。どんな提案手法なのだろう?(続く)

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